Kako nagraditi bolje zaposlenike kad plaće moraju biti transparentne: vodič kroz KPI-eve

Transparentnost plaća ne znači da svi na istom radnom mjestu moraju imati istu plaću, nego da svaka razlika mora imati jasno i unaprijed definirano objašnjenje. Najbolji alat za to su dobro postavljeni KPI-evi.

Zašto je ovo pitanje danas važno

Nedavno sam pročitala pitanje jednog poduzetnika koje vjerojatno muči mnoge vlasnike i direktore: „Nije fer da svi na istom radnom mjestu imaju istu plaću. Što ako se netko više trudi, ima bolje rezultate, bolje odnose s klijentima? Kako njega nagraditi ako mora imati istu plaću?“

Potpuno razumijem odakle dolazi taj otpor. Svatko tko je vodio tim zna da dvoje ljudi na istoj poziciji mogu donositi vrlo različitu vrijednost tvrtki, i da je demotivirajuće kad onaj koji vuče ne vidi nikakvu razliku na svom platnom listiću. Problem je što je u javnosti stvorena pogrešna slika o tome što Direktiva o transparentnosti plaća zapravo traži.

U ovom članku objašnjavam kako uskladiti nagrađivanje boljih zaposlenika s pravilima o transparentnosti, kako korak po korak definirati KPI-eve koje možete obraniti, i kako sve to pratiti bez tablica koje nitko ne ažurira.

Što Direktiva o transparentnosti plaća zapravo traži

EU Direktiva 2023/970 temelji se na načelu jednake plaće za jednak rad ili rad jednake vrijednosti. To ne znači uravnilovku. Direktiva izričito dopušta razlike u plaćama između zaposlenika na istom ili usporedivom radnom mjestu, pod uvjetom da se te razlike temelje na objektivnim i rodno neutralnim kriterijima.

Rezultati rada mogu biti upravo takav kriterij. Ali ovdje dolazi ključni dio: kriterij mora postojati prije nego što se odluka donese, mora biti jednak za sve na toj poziciji i mora se moći dokazati. Ocjena „on je stvarno dobar“ ili „ona se jako trudi“ nije objektivni kriterij, čak i kad je potpuno točna. Mjerljiv rezultat koji je zaposlenik znao da se od njega očekuje, to jest.

Drugim riječima, Direktiva vas ne sprečava da nagradite boljeg zaposlenika. Sprečava vas da to radite po osjećaju, bez pravila koja možete pokazati zaposleniku, inspekciji ili, u najgorem slučaju, sudu. A upravo tu nastaje veliki dio današnjih razlika u plaćama: kod onoga tko je bolje pregovarao pri zapošljavanju, tko je glasnije tražio povišicu ili tko je bliži upravi.

Kako izgleda pravedan sustav nagrađivanja

Praksa koja se pokazala najodrživijom sastoji se od tri sloja, i svaki od njih ima svoju ulogu.

1. Raspon plaće za radno mjesto. Umjesto jednog fiksnog iznosa, svako radno mjesto dobiva raspon, primjerice od 1.400 do 1.800 eura bruto. Raspon odražava vrijednost tog posla za tvrtku i tržište, a ne osobu koja ga obavlja.
2. Pozicija unutar raspona. Gdje se pojedini zaposlenik nalazi unutar raspona ovisi o njegovom iskustvu, kompetencijama i trajnim rezultatima. Netko tko je tek došao i uči posao bit će na dnu raspona, a iskusan zaposlenik koji godinama ostvaruje iznadprosječne rezultate bit će pri vrhu.
3. Varijabilni dio, odnosno bonus. Ovo je mjesto gdje KPI-evi dolaze do punog izražaja. Bonus se isplaćuje prema ostvarenju unaprijed definiranih ciljeva, a formula je ista za sve na toj poziciji.

Kako definirati KPI-eve u sedam koraka

Dobar KPI ne nastaje tako da se na kraju godine pogleda tko je bio dobar i onda se traži broj koji to potvrđuje. Nastaje obrnutim redoslijedom, od ciljeva tvrtke prema pojedincu.

1. Krenite od ciljeva tvrtke. Prije nego što razmišljate o zaposlenicima, odgovorite što tvrtka želi postići iduće godine: rast prihoda, bolju naplatu, veće zadovoljstvo klijenata, brže isporuke. Svaki KPI pojedinca mora se moći povezati s barem jednim od tih ciljeva, inače mjerite aktivnost, a ne vrijednost.
2. Napišite zašto radno mjesto postoji. Za svaku poziciju formulirajte jednu rečenicu o tome koju vrijednost donosi tvrtki. Na primjer, account manager postoji da zadrži i razvija postojeće klijente. Iz te rečenice prirodno proizlaze i KPI-evi.
3. Odaberite tri do pet KPI-eva. Ako mjerite sve, zapravo ne mjerite ništa, jer zaposlenik više ne zna što je važno. Tri do pet pokazatelja dovoljno je da pokrije bit posla, a da ostane pregledno.
4. Dodijelite težine. Nisu svi KPI-evi jednako važni, pa svakome dodijelite težinu tako da zajedno daju 100 %. Težine zaposleniku jasno poručuju gdje treba usmjeriti energiju.
5. Definirajte tri razine ostvarenja. Za svaki KPI odredite minimum, cilj i izvrsnost. Ispod minimuma nema bonusa za taj KPI, cilj znači 100 % ostvarenja, a izvrsnost može donijeti i više, primjerice do 120 %.
6. Odredite izvor podataka i razdoblje. Za svaki KPI mora biti jasno odakle dolazi broj (ERP, CRM, HR sustav, anketa klijenata) i za koje razdoblje se mjeri. Ako se o broju može raspravljati, KPI nije dobro postavljen.
7. Komunicirajte unaprijed i pratite kroz godinu. Zaposlenik mora znati za KPI-eve na početku razdoblja, a ne saznati za njih pri obračunu bonusa. Redoviti razgovori o napretku, barem kvartalno, sprječavaju neugodna iznenađenja u prosincu.

Primjer: KPI kartica za account managera

Kako to izgleda u praksi, najlakše je pokazati na primjeru. Zamislimo account managera u B2B tvrtki čija je uloga zadržati i razvijati postojeće klijente.

Pretpostavimo da je na kraju godine zadržavanje 94 %, što je iznad cilja i daje 110 % ostvarenja. Rast prihoda je 8 %, točno na cilju, dakle 100 %. Ocjena zadovoljstva je 8,4, malo ispod cilja, pa daje 95 %, a naplata je 45 dana, što je opet 100 %.

Ukupno ostvarenje računa se kao zbroj ostvarenja pojedinih KPI-eva pomnoženih njihovom težinom: 110 % × 0,4 + 100 % × 0,3 + 95 % × 0,2 + 100 % × 0,1 = 103 %. Ako je ciljani godišnji bonus za tu poziciju 10 % godišnje bruto plaće, ovaj zaposlenik dobiva 10,3 %.

Njegov kolega na istoj poziciji koji je ostvario 85 % dobit će manji bonus, a obojica točno znaju zašto. Upravo tu leži poanta: razlika postoji, ali je objašnjiva i jednaka pravila vrijede za obojicu.

Primjeri KPI-eva po funkcijama

Svaka tvrtka mora prilagoditi KPI-eve vlastitim ciljevima, ali sljedeći primjeri mogu poslužiti kao dobra polazna točka.

Najčešće greške i test prije uvođenja

Iz iskustva rada s tvrtkama, ove se greške ponavljaju najčešće:

• KPI-evi se definiraju na kraju godine, kad se već zna tko je bio dobar, pa sustav služi samo da opravda odluku koja je već donesena.
• Mjeri se prisutnost umjesto rezultata, primjerice broj sati u uredu ili broj sastanaka, što ne govori ništa o vrijednosti koju je netko stvorio.
• Previše pokazatelja, zbog čega zaposlenik ne zna na što se fokusirati, a menadžer gubi pregled.
• KPI na koji zaposlenik ne može utjecati, poput ukupne dobiti tvrtke za administrativnog djelatnika, što stvara osjećaj nepravde umjesto motivacije.
• Nitko ne prati napredak do prosinca, pa se ocjenjivanje pretvara u nagađanje i raspravu.

Prije nego što uvedete KPI-eve, provjerite svaki od njih kroz pet pitanja:

1. Može li zaposlenik svojim radom stvarno utjecati na rezultat?
2. Postoji li pouzdan izvor podataka o kojem se ne treba raspravljati?
3. Primjenjuje li se jednako na sve zaposlenike na toj poziciji?
4. Je li rodno neutralan, odnosno ne kažnjava li, primjerice, roditeljski dopust ili rad u skraćenom radnom vremenu?
5. Je li zaposlenik znao za njega na početku razdoblja?

Ako je odgovor na bilo koje od ovih pitanja „ne“, KPI treba doraditi, jer ga u slučaju spora nećete moći obraniti.

Kako sve to pratiti bez tablica koje nitko ne ažurira

KPI kartice se mogu voditi i u Excelu, i za tvrtku s nekoliko zaposlenika to je sasvim dovoljan početak. Problem nastaje kad zaposlenika ima dvadeset, pedeset ili sto: datoteke se umnožavaju, verzije se razilaze, a podaci o ciljevima, ocjenama i plaćama završe na tri različita mjesta. Kad zatreba objasniti razliku u plaći, rekonstruiranje cijele priče postaje mukotrpan posao.

U HR sustavu kao što je Factorial cijeli ciklus može se voditi na jednom mjestu:

• Ciljevi i KPI-evi postavljaju se za svakog zaposlenika ili cijeli tim, s jasnim rokovima i mjerilima uspjeha.
• Napredak se prati tijekom godine, tako da i zaposlenik i menadžer u svakom trenutku vide gdje su u odnosu na cilj.
• Periodične procjene učinka, uključujući 360° feedback od kolega i suradnika, nadopunjuju brojke kvalitativnom slikom.
• Podaci o plaćama i kompenzacijama nalaze se u istom sustavu, pa je veza između rezultata i odluke o povišici ili bonusu dokumentirana.

Kad vas jednog dana zaposlenik, inspekcija ili netko tko traži podatke o plaćama pita zašto kolega na istoj poziciji ima veću plaću, nećete odgovarati po sjećanju, nego ćete imati jasan trag od postavljenog cilja do isplaćenog bonusa. A upravo to Direktiva traži: da razliku možete objasniti i dokazati.

Zaključak

Transparentnost plaća ne znači uravnilovku i ne oduzima vam mogućnost da nagradite ljude koji stvaraju najviše vrijednosti. Ono što se mijenja jest način na koji to radite: umjesto nagrađivanja po dojmu i pregovaračkoj vještini, nagrađujete po jasnim pravilima koja su svi znali unaprijed.

Dobro postavljeni KPI-evi pritom nisu samo zaštita od pravnog rizika. Oni zaposlenicima daju jasan odgovor na pitanje što se od njih očekuje i kako mogu napredovati, a to je, po mom iskustvu, jedan od najjačih motivatora koji tvrtka može ponuditi.

Kako vam Camperon može pomoći

Ako želite postaviti raspone plaća, definirati KPI-eve po radnim mjestima ili uvesti sustav za njihovo praćenje, u Camperonu vam možemo pomoći od prve analize do implementacije. Više pročitajte na stranicama Transparentnost plaća i Factorial.

Dogovorite besplatan uvodni razgovor

Članak je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savjet. Izmjene Zakona o radu kojima se prenosi Direktiva (EU) 2023/970 u fazi su nacrta.